SPESOMETRO: Indicazioni per come conservare il modello dopo l’invio

Ebbene anche per quanto riguarda la conservazione e la sottoscrizione della comunicazione polivalente in generale e dello spesometro ordinario in particolare, ci sono profonde lacune.
Le istruzioni ministeriali del 10 ottobre 2013 specificano che il modello debba essere debitamente sottoscritto dal contribuente, ma manca una cella dedicata alla firma.
Lo scorso 19 novembre 2013, con la pubblicazione delle FAQ, l’Amministrazione Finanziaria candidamente ricorda che non trattasi di dichiarazione da sottoscrivere, ma di comunicazione, dunque la firma non è necessaria.

Ora ci si chiede se coloro che stilano le istruzioni abbiano o meno un canale comunicativo attivo con coloro che rispondono alle FAQ. Si spera infatti che non si tratti dei medesimi operatori, perché altrimenti ci sarebbe da chiedersi il motivo per cui vi sia tale incongruenza e incoerenza.
Gli indici di non normalità nelle indicazioni fornite sono ormai ai massimi livelli.

Ma vediamo come è necessario procedere operativamente.

Firma e conservazione del modello secondo le FAQ - Per quanto concerne la firma della dichiarazione e la conservazione del modello di spesometro, dopo l’invio, l’Amministrazione specifica che trattandosi di un modello di comunicazione e non di un modello di dichiarazione, a esso non risultano applicabili gli ordinari obblighi in materia di conservazione dei documenti contabili.
In particolare, fermo restando l’obbligo da parte dell’intermediario di consegnare al contribuente la documentazione descritta al par. 4.4 delle istruzioni, la comunicazione potrà essere conservata su supporto informatico, entro i termini previsti dall’art. 43 del D.P.R. n. 600 del 1973, e dovrà essere esibita a eventuale richiesta dell’Amministrazione Finanziaria.

Documentazione che l’intermediario deve rilasciare al dichiarante e prova della presentazione della comunicazione - Sulla base delle disposizioni contenute nel citato D.P.R. n. 322 del 1998, l’intermediario abilitato e le società del gruppo incaricate della trasmissione telematica, devono:
rilasciare al dichiarante, contestualmente alla ricezione della comunicazione o dell’assunzione dell’incarico per la sua predisposizione, l’impegno a presentare per via telematica all’Agenzia delle Entrate i dati in essa contenuti, precisando se la comunicazione gli è stata consegnata già compilata o verrà da lui predisposta; detto impegno dovrà essere datato e sottoscritto dall’intermediario o dalla società del gruppo, seppure rilasciato in forma libera. La data di tale impegno, unitamente alla personale sottoscrizione e all’indicazione del proprio codice fiscale, dovrà essere successivamente riportata nello specifico riquadro “Impegno alla presentazione telematica” posto nel frontespizio della comunicazione;
rilasciare altresì al dichiarante, entro 30 giorni dal termine previsto per la presentazione della comunicazione per via telematica, l’originale del frontespizio e del riepilogo della comunicazione i cui dati sono stati trasmessi per via telematica, redatta su modello conforme a quello approvato dall’Agenzia delle Entrate, debitamente sottoscritta dal contribuente, unitamente a copia della comunicazione dell’Agenzia delle Entrate che ne attesta l’avvenuto ricevimento.
Detta comunicazione è prova per il dichiarante di avvenuta presentazione della comunicazione e dovrà essere conservata dal medesimo, unitamente all’originale del frontespizio e del riepilogo della comunicazione e alla restante documentazione per il periodo previsto dall’art. 43 del D.P.R. n. 600 del 1973 in cui possono essere effettuati i controlli da parte dell’Amministrazione Finanziaria;
conservare copia delle comunicazioni trasmesse, anche su supporti informatici, per lo stesso periodo previsto dall’art. 43 del D.P.R. n. 600 del 1973, ai fini dell’eventuale esibizione all’Amministrazione Finanziaria in sede di controllo.

Per la conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, occorre osservare le modalità previste dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004 e le procedure contemplate nella delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004.; è necessario cioè che detti documenti siano memorizzati su supporto informatico, di cui sia garantita la leggibilità nel tempo purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
Tale procedura di conservazione termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale.

Autore: Redazione Fiscal Focus