Distributori automatici, ecco le regole per la trasmissione telematica dei corrispettivi

Arrivano le regole per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei
corrispettivi derivanti dall’utilizzo dei distributori automatici (vending machine). Con il
provvedimento dell’Agenzia delle Entrate di oggi sono, infatti, definite le informazioni da
trasmettere, il loro formato e le modalità tecniche mediante le quali comunicare i dati garantendone
autenticità, inalterabilità e riservatezza.

Dal 1° gennaio 2017 scatta l’obbligo di comunicazione - Le regole tecniche pubblicate online sono
necessarie per consentire ai gestori delle vending machine di organizzarsi per tempo in vista
dell’obbligo di comunicazione dei dati dei corrispettivi che scatterà a partire dal 1° gennaio
prossimo, come previsto dall’articolo 2 del Dlgs n. 127 del 2015. Dopo il confronto avuto
nell’ambito del Forum italiano sulla fatturazione elettronica ed una serie di incontri tecnici con
l’associazione di categoria CONFIDA, è stato definito un percorso di “fiscalizzazione” graduale
delle vending machine, al fine di tener conto dei normali tempi di obsolescenza degli apparecchi oggi
in uso

In fase di prima applicazione, l’obbligo di memorizzazione dei corrispettivi può essere assolto attraverso il processo di conservazione elettronica di cui al decreto ministeriale del 17 giugno 2014: dovranno essere conservati i dati ed ogni altro elemento informativo relativo alle singole rilevazioni degli incassi, compresi i report di conciliazione tra i dati rilevati dal singolo distributore e quelli contabilizzati. Un passaggio di assoluto interesse nel provvedimento riguarda le modalità di trattamento dei dati e delle notizie trasmessi e acquisiti dall’Anagrafe Tributaria, la quale provvederà a ordinarli e metterli a disposizione dei soggetti passivi IVA non solo per supportarli nella predisposizione delle proprie dichiarazioni ma anche per valutare la loro capacità contributiva. I dati saranno in ogni caso trattati secondo il principio di necessità, con particolari sistemi di elaborazione che consentiranno quindi di effettuare analisi selettive al fine di individuare unicamente i soggetti da sottoporre a controllo fiscale.Dal punto di vista tecnologico, i distributori automatici si compongono di una periferica di pagamento in grado di gestire gli incassi corrisposti con denaro contante, chiavette precaricate dal consumatore utilizzando apposite torri di ricarica, carte di credito o di debito e sistemi di pagamento contacless.

 Le periferiche sono collegate ad un sistema Master, e cioè ad una scheda elettronica dotata di CPU capace di raccogliere i dati trasmessi, memorizzarli e trasferirli ad altri apparati. L’acquisizione dei dati avviene periodicamente attraverso appositi dispositivi mobili da parte dell’addetto al rifornimento del distributore e al prelievo dell’incasso. Per procedere alla fiscalizzazione, i gestori delle vending machine ed i produttori del software dei dispositivi mobili devono innanzitutto accreditarsi utilizzando la procedura online che sarà a breve messa a disposizione dell’Agenzia delle entrate. Una volta completato l’accreditamento, i gestori devono procedere al censimento e alla fiscalizzazione dei distributori, comunicando attraverso il sito web i propri dati, quelli del sistema master, compresi quelli rappresentativi delle vending machine connesse con indicazione, tra gli altri, della latitudine e della longitudine per la loro geo-localizzazione. All’esito del censimento, che può essere anche massivo per tutti i distributori gestiti, viene prodotto per ciascun sistema master un QRCODE, da apporre come etichetta sulla singola vending machine e che consente un indirizzamento alla pagina web dell’Agenzia delle entrate per verificare dati identificativi di distributore e gestore. In questo modo il distributore viene fiscalizzato. Con modalità analoghe i dispositivi mobili, chiamati a raccogliere le informazioni memorizzate nel sistema master di ciascun distributore, devono essere certificati mediante l’installazione di un software che produce il file xml da trasmettere all’Agenzia delle entrate, sigillandolo con un certificato rilasciato dalla stessa Agenzia, contestualmente alla rilevazione dei dati di incasso.